Polityka Prywatności

Artmask group Mateusz Kowalski, ul. Krokusowa 34A, 60-175 Poznań, NIP: 777 311 32 53, który dba o ochronę prywatności Klientów, a zbierane informację za pomocą plików Cookies, służą do pomocy w administrowaniu Systemu.

Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej lub Użytkownikiem, przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu wykonania umowy z Tobą oraz w celach związanych z realizacją obowiązków rachunkowo-podatkowych oraz wynikających z przepisów konsumenckich.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych są:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
• art. 6. ust. 1 lit. c) RODO
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych są:

• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO

Jeśli jesteś:

• Pracownikiem przedszkoli i żłobków,
• Rodzicem, Opiekunem lub członkiem rodziny dzieci uczęszczających do przedszkoli i żłobków operatorów (czyli naszych klientów).

to nie my jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych. Administratorem tych danych jest Twój Pracodawca (w przypadku pracowników) lub właściciel/operator przedszkola lub żłobka (w przypadku rodziców i danych dzieci). Nasza firma występuje w tej sytuacji jako Podmiot przetwarzający, na podstawie zawartej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych abyś mógł korzystać usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną np. usługi dostępu do zawartości naszej aplikacji.

1. Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej:

• imię
• nazwisko,
• nazwa firmy,
• login,
• numer telefonu,
• adres email,
• adres prowadzenia działalności gospodarczej,
• dane rejestrowe firmy niezbędne do wystawienia Faktury VAT,
• w przypadku reklamacji dane związane z wykonywaniem przez Ciebie uprawnień z reklamacji usług świadczonych drogą elektroniczną.

2. Jeśli jesteś Pracownikiem przedszkoli i żłobków:

• imię
• nazwisko,
• adres email,
• numer telefonu,
• wizerunek (zdjęcie profilowe – jeśli wgrano),
• w przypadku reklamacji dane związane z wykonywaniem przez Ciebie uprawnień z reklamacji usług świadczonych drogą elektroniczną,
• w przypadku aktywowania przez Administratora (Placówkę) modułu „Monitoring czasu pracy” i korzystania z tej funkcji: precyzyjne dane geolokalizacyjne urządzenia (współrzędne GPS) pobierane wyłącznie w momencie rejestracji zdarzenia tj. kliknięcie „wejście” lub „wyjście” z pracy.

3. Jeśli jesteś Użytkownikiem:

• imię
• nazwisko,
• adres email,
• numer telefonu,
• wizerunek (zdjęcie profilowe – jeśli wgrano),
• w przypadku reklamacji dane związane z wykonywaniem przez Ciebie uprawnień z reklamacji usług świadczonych drogą elektroniczną,
• w przypadku samodzielnej rejestracji (zakładania konta) w systemie przez rodzica ww. dane są podawane bezpośrednio przez Użytkownika w procesie tworzenia konta.

4. W ramach systemu mogą być przetwarzane dane Rodziców, Dzieci i Pracowników, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail i inne informacje konieczne do korzystania z systemu. Właściciel systemu przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi dla Placówki, a dane te nie są wykorzystywane na potrzeby własne właściciela systemu.

5. Przetwarzamy i przechowujemy również następujące dane wszystkich użytkowników aplikacji:

• adres IP,
• data i czas serwera,
• przybliżona lokalizacja ograniczona do miejscowości (z zastrzeżeniem punktu 2 lit. g) dotyczącego modułu „Monitoring czasu pracy”),
• parametry techniczne urządzeń i oprogramowania wykorzystywanego przez użytkowników,
• logi diagnostyczne dot. funkcjonowania w aplikacji i systemie,
• przetwarzanie wizerunku (zdjęć i wideo) odbywa się wyłącznie na podstawie dobrowolnej zgody Użytkownika lub Opiekuna prawnego. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie usunąć swoje zdjęcie profilowe z systemu.

6. W ramach modułów dedykowanych Placówkom (np. Rekrutacja, Obecność, Lista Dzieci), System umożliwia Administratorowi (Placówce) gromadzenie i przetwarzanie danych takich jak:

• dane dziecka: imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres zamieszkania, informacje o stanie zdrowia (alergie, choroby), wizerunek (zdjęcie/wideo), uprawnienia do odbioru.
• dane rodziców/opiekunów: imię, nazwisko, PESEL, adres, e-mail, numer telefonu, miejsce pracy, seria i numer dokumentu tożsamości, wizerunek (zdjęcie profilowe).

Zakres zbieranych danych zależy wyłącznie od decyzji i podstaw prawnych określonych przez Placówkę.

1. Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej to dane otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub osoby reprezentującej Twoją placówkę.

2. Jeśli jesteś Użytkownikiem to dane wprowadziłeś podczas rejestracji w Systemie lub aplikacji.

3. Pozyskujemy także w sposób automatyczny dane eksploatacyjne i związane z wykorzystaniem cookies.

Niezwykle starannie dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Stosujemy procedury i ciągły monitoring systemu w celu zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa i ochrony Twoich danych osobowych.

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących Twoich danych osobowych, zawsze jesteśmy do Twojej dyspozycji pod adresem biuro@kidme.pl.

1. Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej to Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• świadczenie usług drogą elektroniczną
• obowiązki podatkowe i księgowe
• obsługa korespondencji

2. Jeśli jesteś Pracownikiem przedszkoli i żłobków, a Twoja Placówka korzysta z modułu „Monitoring Czasu Pracy”, Twoje dane (w tym lokalizacja, o ile funkcja jest aktywna) są przetwarzane w celu weryfikacji obecności w miejscu pracy oraz prawidłowego rozliczania czasu pracy przez Twojego Pracodawcę.

3. Jeśli jesteś Użytkownikiem to Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• świadczenie usług drogą elektroniczną
• obsługa korespondencji

4. Dane gromadzone w module rekrutacyjnym są przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu naboru do placówki, zawarcia umowy o świadczenie usług opiekuńczych oraz zapewnienia dziecku właściwej opieki medycznej i bytowej (np. dieta dostosowana do alergii).

1. Twoje dane osobowe przetwarzane są w systemie informatycznym, znajdującym się w części w tzw. publicznej chmurze obliczeniowej dostarczanej przez podmioty trzecie. Ponadto Twoje dane osobowe ujawniamy w wymaganym zakresie organom administracji państwowej, uprawnionym do tego z mocy prawa (jak np. organy podatkowe).

2. Korzystamy również ze wsparcia wyspecjalizowanych zewnętrznych podmiotów, które mogą lub muszą mieć dostęp do niektórych Twoich danych. Podmioty te świadczą dla nas usługi z zakresu:

• obsługi księgowej,
• obsługi systemu informatycznego,
• obsługi płatności internetowej,
• informacji o niewypłacalnych dłużnikach.

3. Twoje dane osobowe mogą być udostępniane Podmiotom współpracującym z Właścicielem Systemu w celu realizacji zamówienia. Podmioty współpracujące udostępniają w Systemie Kidme możliwość zakupu lub skorzystania z promocji na oferowane usługi, produkty lub promocje. Udostępniamy Twoje dane tylko jeśli dobrowolnie klikniesz przycisk kierujący do oferty lub kontaktu w sekcji „Dla Ciebie”.

4. W umowach z wszystkimi zewnętrznymi podmiotami zagwarantowaliśmy, że powierzone im Twoje dane mają być chronione i nie będą transferowane do tzw. krajów trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), gdzie nie mają zastosowania przepisy RODO.

5. W przypadku korzystania przez Użytkownika lub Pracownika przedszkoli i żłobków z konkretnych funkcjonalności Systemu wymagających udziału podmiotów zewnętrznych, jego dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji danej usługi są przekazywane odpowiednim Partnerom lub Podmiotom współpracującym. W szczególności dotyczy to:

• płatności online: przekazanie adresu e-mail, kwoty oraz identyfikatora zamówienia do operatora płatności w celu realizacji transakcji i wysłania potwierdzenia.
• usługi specjalistyczne (np. psycholog, logopeda, zajęcia dodatkowe): przekazanie danych niezbędnych do umówienia wizyty lub zapisania się na listę uczestników do podmiotu świadczącego daną usługę.
• inne usługi: przekazanie danych kontaktowych wyłącznie w sytuacji, gdy Użytkownik dobrowolnie zainicjuje kontakt lub skorzysta z oferty w sekcji „Dla Ciebie”.

W naszej aplikacji udostępniamy funkcjonalności oparte na technologii „AI”, które umożliwiają przetwarzanie zapytań użytkownika przez zewnętrznego dostawcę technologii sztucznej inteligencji (np. OpenAI). W związku z tym, przesyłane przez użytkownika dane w ramach korzystania z tych funkcji mogą być przekazywane do zewnętrznego dostawcy w celu ich analizy i przetworzenia odpowiedzi.

1. Zakres przetwarzania danych:

• przekazywane dane obejmują wyłącznie treść zapytania użytkownika.
• dane te nie są zapisywane ani wykorzystywane przez dostawcę do celów innych niż dostarczenie odpowiedzi na zapytanie.

2. Bezpieczeństwo danych:

• zewnętrzni dostawcy i Podmioty współpracujące, z którymi współpracujemy, stosują wysokie standardy ochrony danych i przestrzegają obowiązujących regulacji prawnych, w tym przepisów o ochronie prywatności.
• Ze względu na bezpieczeństwo danych osobowych, zabrania się przesyłania w zapytania danych wrażliwych, takich jak dane osobowe, poufne informacje, czy treści chronione tajemnicą prawnie chronioną.

3. Podstawa prawna przetwarzania danych:

• przekazanie danych do zewnętrznego dostawcy technologii AI odbywa się na podstawie zgody użytkownika, która jest udzielana poprzez korzystanie z funkcji oznaczonych jako „AI”.
• więcej informacji na temat zasad przetwarzania danych przez dostawców zewnętrznych można znaleźć pod adresem https://openai.com/pl-PL/policies/row-privacy-policy/.
• Administrator Aplikacji Kidme nie udostępnia żadnych danych zewnętrznym dostawcom usług AI, a jedynie umożliwia Użytkownikom wprowadzanie zapytań poprzez aplikację do systemu zewnętrznego dostawcy. Jednocześnie Administrator Aplikacji Kidme nie ponosi odpowiedzialności za dane wprowadzone przez Użytkownika podczas korzystania z funkcji oznaczonych jako „AI”.
• korzystając z funkcji AI w naszej aplikacji, Użytkownik akceptuje zasady opisane in niniejszym punkcie polityki prywatności.
• w związku z tym, że dostawcy technologii AI mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, korzystanie z funkcji AI może wiązać się z transferem treści zapytania do państwa trzeciego (USA) na podstawie Standardowych Klauzul Umownych. Ze względu na obowiązujący zakaz wprowadzania danych osobowych w zapytaniach (o którym mowa w pkt 9.2. lit. b), transfer ten nie obejmuje bazy danych Systemu Kidme, a jedynie dobrowolną treść wprowadzoną przez Użytkownika na jego własną odpowiedzialność.

1. Aplikacja umożliwia rejestrację czasu pracy pracowników (funkcja „Wejście/Wyjście”).

2. Funkcja zapisu lokalizacji GPS jest opcjonalna i zależy od decyzji Administratora (Dyrektora placówki).

3. Dane o lokalizacji są pobierane wyłącznie punktowo – w momencie kliknięcia przycisku rejestracji obecności. Aplikacja nie śledzi Twojej lokalizacji w sposób ciągły (w tle).

4. Brak wyrażenia zgody na dostęp do usług lokalizacyjnych w ustawieniach urządzenia może uniemożliwić korzystanie z funkcji rejestracji obecności, jeśli Administrator wymaga potwierdzenia lokalizacji.

5. Administrator placówki ma obowiązek poinformować pracowników o zasadach monitorowania czasu pracy zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

1. Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej to Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać i przechowywać przez cały okres trwania umowy oraz tak długo, jak to jest niezbędne do celów księgowo-podatkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa.

2. W przypadku gdy jesteś Pracownikiem placówki, Rodzicem, Opiekunem dzieci uczęszczających do przedszkoli i żłobków należących do Operatorów mających podpisaną z nami umowę okres przechowywania danych zależy od Administratora Twoich danych osobowych czyli Operatora placówki opiekuńczo-wychowawczej. Jeżeli przedszkole lub żłobek trwale usunie dane, zostaną one również trwale usunięte w naszym systemie w terminie 30 dni. Dane z logów obecności są przechowywane zgodnie z polityką retencji dokumentacji pracowniczej Administratora (która w Polsce może wynosić nawet 10 lat, choć dla samych logów GPS pracodawcy często ustalają krótsze terminy).

3. Jeśli jesteś Użytkownikiem dane przechowywane są przez okres trwania umowy, a następnie przez 6 miesięcy w celach archiwizacyjnych, chyba że użytkownik zażąda ich wcześniejszego usunięcia.

4. Niektóre dane np. treści wiadomości w chat lub imię i nazwisko, mogą być przechowywane dłużej w związku z zachowaniem spójności dyskusji lub spójności systemu. Użytkownik może zażądać usunięcia tych treści, jeśli nie są niezbędne do funkcjonowania systemu.

Wiemy, że przysługuje Ci wiele praw, które pozwolą Ci wpłynąć na sposób w jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że realizacja niektórych z praw może skutkować zakończeniem świadczenia usługi w związku z brakiem możliwości technicznych.

1. Jeśli jesteś Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej lub Użytkownikiem to masz:

• prawo dostępu do danych osobowych (uregulowane w art. 15 RODO)
• prawo do sprostowania danych (uregulowane w art. 16 RODO)
• prawo do usunięcia danych (uregulowane w art. 17 RODO)
• prawo do ograniczenia przetwarzania (uregulowane w art. 18 RODO)
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (uregulowane w art. 21 RODO)
• prawo do przenoszenia danych (uregulowane w art. 20 RODO)
• prawo z złożenia skargi do organu nadzorczego (uregulowane w art. 77 RODO)

2. W przypadku gdy jesteś:

• Pracownikiem przedszkoli i żłobków
• Rodzicem, Opiekunem dzieci uczęszczających do przedszkoli i żłobków należących do Operatorów mających podpisaną z nami umowę

To również przysługują ci wszystkie prawa wymienione w pkt. 1. Pamiętaj tylko, że nie jesteśmy administratorem Twoich danych osobowych, lecz przetwarzamy je wyłącznie jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia. W związku z tym, nie ciąży na nas obowiązek informacyjny w stosunku do Ciebie. W sprawie swoich praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych powinieneś się skontaktować z Operatorem placówki opiekuńczo-wychowawczej. Jeżeli chcesz trwale usunąć swoje dane lub dane dziecka, podmiotem do którego powinieneś to zgłosić jest ww. Operator placówki opiekuńczo-wychowawczej. Niemniej jednak możesz również napisać do nas na biuro@kidme.pl, a my przekażemy Twoje żądanie bezpośrednio do administratora Twoich danych osobowych.

3. Informujemy, że przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Zgodnie z art. 77 RODO, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia, jeżeli sądzisz, że przetwarzanie danych osobowych Ciebie dotyczące narusza przepisy RODO.

W aplikacji Kidme oraz na stronie kidme.pl wykorzystujemy pliki Cookies. Cookies to niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym (np. komputerze, tablecie, smartfonie), które mogą być odczytywane przez nasz system teleinformatyczny.

1. Czym są Pliki Cookies?

Pliki Cookies – są to krótkie pliki tekstowe stanowiące dane informatyczne, służące do przeglądania zawartości Systemu, które przechowywane są na urządzeniu ostatecznym (np. komputerze) Klienta. Pliki Cookies, którymi posługuje się Aplikacja nie służą do zbierania danych osobowych Klientów. Klient ma możliwość podjęcia decyzji o stosowaniu Plików Cookies na swoim Urządzeniu.

2. W ramach naszej strony, w tym aplikacji w wersji webowej, funkcjonują następujące pliki cookies podmiotów trzecich:

• Google Analytics,
• Google AdWords,
• Facebook Custom Audiences

3. Informujemy, że ruch na stronie oraz w Aplikacjach jest monitorowany przez statystyki Google, ma to na celu gromadzenie danych o sposobie korzystania i popularności Aplikacji. Korzystając ze stron Aplikacji, Klient zgadza się na analizowanie jego danych przez Google Analytics w zakresie opisanym w punkcie 5 poniżej. Google Analytics stosuje anonimizację adresów IP użytkowników.

4. Korzystając z naszej strony www, Systemu i Aplikacji, użytkownik wyraża zgodę na stosowanie plików cookies zgodnie z ustawieniami przeglądarki lub/i urządzenia.

5. Rodzaje i cel korzystania przez Aplikacje Plików Cookies?

• SESYJNE: przechowywane tymczasowo i usuwane automatycznie po upływie pewnego czasu lub po wyłączeniu strony lub przeglądarki internetowej. Cel: m.in. polepszenie nawigacji na stronie.
• STAŁE: pozostają na urządzeniu przez określony czas lub do momentu usunięcia ich przez Klienta na jego Urządzeniu końcowym. Cel: przechowywanie informacji o tym czy Użytkownik jest nowy, czy powracający oraz czy korzystał z Systemu za pośrednictwem Partnera.
• ZEWNĘTRZNE: pliki cookies od serwisów partnerskich: np. Facebook, Google, Google Analytics. Cel: prowadzenie statystyk.

6. W przypadku pierwszego wejścia na Stronę www.kidme.pl, użytkownik może zaakceptować lub odrzucić wybrane pliki cookies.

7. Czy mogę włączyć/wyłączyć Pliki Cookies?

Oczywiście w każdym czasie możesz dokonać zmiany ustawień przeglądarki, jednakże każda przeglądarka ma swój sposób zmiany ustawień Cookies. Informujemy tylko, iż wyłączenie przez Klienta możliwości korzystania z plików Cookies może wpłynąć na funkcjonalność z Systemu.

Część Twoich danych jest niezbędna do realizacji przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa (m in. przepisy podatkowe, przepisy o rachunkowości, obowiązki prokonsumenckie). Zbieramy Twoje dane osobowe głównie w zakresie koniecznym do zawarcia i wykonania umowy. Jeśli nie chcesz podawać danych osobowych to rozumiemy, ale niestety uniemożliwi to testowanie i używanie aplikacji, zawarcie i realizację umowy.