Jakie dane są potrzebne na start?

Dane niezbędne na start: Jak najlepiej przygotować placówkę?

Aby wdrożenie systemu przebiegło sprawnie, warto przygotować „zestaw startowy”. Posiadanie tych informacji pozwoli Ci błyskawicznie skonfigurować system i rozpocząć pracę w Kidme.

1. Dane placówki i zaplecze organizacyjne

To fundament systemu, który konfigurujesz tylko raz:

• Podstawowe informacje: Nazwa placówki, adres i NIP (niezbędne do poprawnego wystawiania faktur).

• Struktura grup: Nazwy grup (np. „Biedronki”, „Starszaki”) oraz przypisanie do nich wychowawców.

• Dane personelu: Imię, nazwisko i adres e-mail pracownika. Pozwoli to na nadanie im odpowiednich uprawnień (np. dostęp do listy obecności, czatu czy modułu płatności).

• Logika rozliczeń: Składniki czesnego, stawki żywieniowe oraz zasady odliczeń za nieobecności. To kluczowe, aby system automatycznie generował poprawne faktury.

2. Jak wprowadzić dane dzieci i rodziców? (Wybierz swoją ścieżkę)

Nie musisz przepisywać ręcznie setek dokumentów. Masz dwie główne drogi:

Ścieżka A: Automatyczny Onboarding (Rekomendowane) To najszybsza metoda, w której to rodzice wprowadzają dane za Ciebie.

• Jak to działa? Uruchamiasz funkcję Onboardingu w panelu administratora (Ustawienia > Rekrutacja) i udostępniasz rodzicom wygenerowany link lub kod QR.

• Co zyskujesz? Rodzice samodzielnie uzupełniają dane swoje i dziecka (adresy, telefony, alergie, informacje o dietach). Ty otrzymujesz kompletny, zweryfikowany profil bez konieczności ręcznego wpisywania danych.

• Bezpieczeństwo: Unikasz błędów w pisowni czy pomyłek w numerach kontaktowych, ponieważ to rodzic odpowiada za rzetelność wprowadzonych przez siebie informacji.

Ścieżka B: Import zbiorczy / Wprowadzenie ręczne Jeśli preferujesz tradycyjne podejście lub masz już uporządkowaną bazę w Excelu:

• Import z pliku: Możemy zaimportować Twoją bazę zbiorczo. Przygotuj plik z danymi (imię, nazwisko, data urodzenia, grupa) – prześlij go nam przez czat, a my zajmiemy się wgraniem go do systemu.

• Wprowadzenie ręczne: W każdej chwili możesz dodać wybrane profile dzieci samodzielnie w zakładce Dzieci > Dodaj dziecko.

Wsparcie techniczne na każdym etapie

Pamiętaj, że wszelkie szkolenia oraz wsparcie techniczne są całkowicie bezpłatne przez cały okres trwania umowy oraz testowania aplikacji.

• Masz pytania? Nie wiesz, jak przygotować plik do importu? Chcesz, abyśmy pomogli Ci uruchomić onboarding?

• Skontaktuj się z nami: Napisz przez czat w panelu administratora. Nasi specjaliści pomogą Ci przygotować bazę tak, aby system był w pełni funkcjonalny od pierwszego dnia.