Centralny Rejestr Umów w przedszkolu od 1 lipca 2026 – poradnik

Od 1 lipca 2026 roku Centralny Rejestr Umów w przedszkolu i szkole staje się ustawowym obowiązkiem każdej samorządowej placówki oświatowej. To rewolucyjna zmiana w zasadach jawności wydatków ze środków publicznych, która bezpośrednio obciąża dyrektora jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych.

Nowe przepisy oznaczają, że każda odpłatna umowa zawarta przez placówkę będzie publicznie dostępna. Nieterminowe przekazanie danych grozi surowymi sankcjami, a każdy rodzic, radny czy dziennikarz będzie mógł sprawdzić, na co idą pieniądze Twojej placówki. Jak przygotować się na wdrożenie systemu i uniknąć kar? Sprawdźmy.

Co to jest Centralny Rejestr Umów (CRU JSFP)?

Centralny Rejestr Umów JSFP (CRU JSFP) to ogólnodostępny, publiczny system teleinformatyczny, którego funkcjonowanie zapewnia Minister Finansów w ramach systemu administracji państwowej. Głównym celem wprowadzenia CRU jest zwiększenie przejrzystości wydatkowania środków publicznych oraz ujednolicenie zakresu obowiązków ujawniania informacji o umowach jednostek sektora finansów publicznych.

System umożliwi kierownikom JSFP sprawną organizację wprowadzania informacji, a obywatelom – swobodny wgląd w umowy zawarte przez każdą jednostkę.

Zakres danych wprowadzanych do centralnego rejestru obejmuje:

• numer umowy (lub informację o jego braku),
• dokładne oznaczenie stron umowy,
• szczegółowe wskazanie przedmiotu umowy,
• wartość kontraktu,
• status umowy,
• dzień zakończenia obowiązywania umowy.

Kluczowe daty wdrożenia CRU

Wprowadzanie obowiązku zostało podzielone na etapy w zależności od typu jednostki:

• 1 stycznia 2026 r. – placówki podległe organom administracji rządowej,
• 1 lipca 2026 r. – szkoły i przedszkola samorządowe (prowadzone przez gminy, powiaty).

Czy Centralny Rejestr Umów dotyczy Twojej placówki?

Aby upewnić się, czy Twoje przedszkole lub szkoła musi prowadzić wpisy, należy zweryfikować trzy kluczowe warunki:

Po pierwsze – czy Twoja placówka jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych? Samorządowa jednostka budżetowa, jaką jest publiczne przedszkole czy szkoła, w pełni spełnia ten warunek.

Po drugie – czy Twój plan finansowy obciążają zobowiązania z umów zawieranych w ramach zakresu funkcjonowania systemu oświaty.

Po trzecie – czy umowy są zawierane na Twój numer REGON? Każda jednostka posiadająca własny REGON wymaga założenia osobnego konta w systemie.

Ważne: Obowiązek dotyczy umów jednostek sektora finansów publicznych niezależnie od tego, kto fizycznie podpisuje dokument. Jeśli pracownik Centrum Usług Wspólnych (CUW) działa z upoważnienia dyrektora, umowa i tak musi trafić do CRU, ponieważ liczy się to, czyj budżet jest obciążany. Do rejestru nie zgłasza się natomiast decyzji administracyjnych, zarządzeń organu wykonawczego gminy ani uchwał rady gminy.

Kto zakłada konto w CRU? Procedura założenia konta JSFP

Założenie konta w systemie należy do wyłącznych obowiązków dyrektora placówki – nie leży to w gestii gminy, wójta, burmistrza ani kierownika CUW. Wynika to wprost z przepisów ustawy o finansach publicznych: art. 34a ust. 1 (Dz.U. 2025 poz. 1483) nakłada ten obligation bezpośrednio na kierownika jednostki. Nawet jeśli wydział oświaty urzędu miasta koordynuje obsługę finansową kilku placówek, każdy dyrektor musi złożyć wniosek samodzielnie.

Jak wygląda procedura zakładania konta JSFP?

• Do wniosku o utworzenie konta należy dołączyć skan aktu powołania (powierzenia stanowiska dyrektora).
• Dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
• Dyrektor może upoważnić wybranego pracownika do wprowadzania danych (zarządzanie zasadami dostępu i wyznaczenie zastępcy). Wzór upoważnienia powinien ściśle odwoływać się do art. 34b ust. 3 i 4 ustawy o finansach publicznych.

Kwalifikacja umów – które kontrakty trafią do rejestru?

Identyfikacja umów wpisywanych do CRU JSFP wymaga dokładnej analizy każdego dokumentu. Rejestrowi podlegają wszystkie umowy odpłatne zawierane przez jednostki sektora finansów – bez żadnego progu wartościowego (ustawodawca zrezygnował z wcześniejszego limitu 10 tys. zł). Obowiązek ujawniania dotyczy każdej umowy, która została zawarta w celach publicznych i zawiera informację publiczną.

Udostępnianiu podlegają różne formy umów: pisemna, elektroniczna, dokumentowa i inne. Kwalifikacja umów wymaga prawidłowej oceny zarówno co do formy, jak i treści (porównując kontrakt m.in. z definicją z ustawy o zamówieniach publicznych).

Wyłączenia z obowiązku udostępniania (czego nie wpisujemy?):

• umowy o pracę (zawierane z nauczycielami oraz pracownikami niepedagogicznymi),
• umowy ściśle wymienione w art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych (np. związane z obronnością),
• przypadki ograniczenia jawności wynikające z przepisów odrębnych.

Jak traktować umowy cykliczne i powtarzalne zamówienia?

W przypadku usług powtarzalnych (np. wywóz odpadów, dostawa energii, abonamenty) umowy wpisuje się jako odrębne dokumenty dla każdego okresu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy placówka zawarła jedną umowę ramową – wówczas dokonuje się jednego wpisu, wskazując właściwy status oraz dzień zakończenia obowiązywania umowy.

Ściągawka dla oświaty: Analiza przypadków krok po kroku

Aby ułatwić codzienną pracę w placówce, poniżej znajduje się szczegółowy przegląd najpopularniejszych rodzajów dokumentów wraz z wytycznymi dotyczącymi ich publikacji w Centralnym Rejestrze Umów.

Umowy podlegające obowiązkowemu zgłoszeniu (Wpisy do CRU)

Umowa z cateringiem
Ten dokument bezwzględnie podlega zgłoszeniu do CRU. Jest to klasyczna umowa odpłatna, dla której ustawodawca nie przewidział żadnych wyłączeń. Wpisu należy dokonać w terminie 30 dni od dnia jej zawarcia, a osobą odpowiedzialną jest dyrektor lub upoważniony pracownik.

Umowy serwisowe (IT, usługi naprawcze, konserwacja sprzętu)
Wszelkie kontrakty na obsługę informatyczną czy serwis sprzętu przedszkolnego i szkolnego muszą trafić do rejestru w ciągu 30 dni. Przy wprowadzaniu danych kluczowe jest precyzyjne i szczegółowe wskazanie przedmiotu umowy.

Umowa z firmą sprzątającą lub zewnętrzną ochroną
To kolejny przykład odpłatnej usługi oświatowej. Rejestracja musi nastąpić w ustawowym terminie 30 dni. Podczas uzupełniania formularza w systemie teleinformatycznym należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe oznaczenie stron umowy.

Umowy cykliczne i powtarzalne (np. regularny wywóz odpadów)
W tego typu przypadkach kluczowy jest sposób zawarcia transakcji. Standardowo każdą nową umowę okresową rejestruje się osobno w ciągu 30 dni. Jeżeli jednak placówka opiera się na jednej stałej umowie ramowej, dokonuje się tylko jednego wpisu głównego z określeniem dnia zakończenia obowiązywania umowy.

Umowy najmu (np. wynajem sali gimnastycznej, sal lekcyjnych)
Odpłatne udostępnianie przestrzeni placówki osobom lub firmom trzecim wymaga rejestracji w CRU w ciągu 30 dni. W systemie należy obowiązkowo podać dzień zakończenia obowiązywania umowy.

Umowy zlecenie i umowy o dzieło z osobami fizycznymi
Wszelkie umowy cywilnoprawne o charakterze odpłatnym podlegają zgłoszeniu w standardowym 30-dniowym terminie. Sytuacja ta wymaga jednak wzmożonej czujności – przed publikacją dyrektor musi dokładnie sprawdzić przypadki ograniczenia jawności ze względu na ochronę danych osobowych (RODO).

Dokumenty całkowicie wyłączone z rejestru (Brak wpisu)

Umowy o pracę (Nauczyciele i pracownicy niepedagogiczni)
Zatrudnienie personelu na podstawie Karty Nauczyciela lub Kodeksu Pracy nie podlega zgłoszeniu do CRU. Stosunki pracy zostały jednoznacznie wyłączone z tego obowiązku na mocy art. 34a ust. 5 ustawy o finansach publicznych.

Decyzje administracyjne oraz uchwały organów prowadzących
Wszelkie decyzje dyrektora, zarządzenia wójta/burmistrza czy uchwały rady gminy nie są traktowane jako umowy w rozumieniu omawianych przepisów. W związku z tym nie podlegają one procedurze zgłoszeniowej.

Nowe obowiązki dyrektora przedszkola i szkoły – organizacja pracy

Wprowadzenie CRU to przede wszystkim duże wyzwanie logistyczne. Ustawowy termin wprowadzania informacji wynosi 30 dni od dnia zawarcia umowy. Jego niedopełnienie jest złamaniem prawa i grozi sankcjami dla kierownika jednostki. Ponadto aktualizacja informacji (np. zmiana statusu, aneks zwiększający wartość, zmiana stron) musi być dokonywana niezwłocznie. Wprowadzone dane system archiwizuje przez okres 5 lat.

Praktyczne kroki: Bezpieczne rozpoczęcie pracy z CRU

Aby wdrożyć system bez stresu i uchronić się przed błędami, warto postępować według poniższego planu:

1. Inwentaryzacja i kwalifikacja: Przejrzyj wszystkie aktywne umowy w placówce. Dokonaj ich jasnego podziału na te, które podlegają obowiązkowi ujawniania, oraz wyłączone z rejestru.
2. Dokumentowanie decyzji: Udokumentuj pisemnie podstawę prawną każdej decyzji kwalifikacyjnej. Pomoże to wyeliminować wątpliwości interpretacyjne w przypadku kontroli z organu prowadzącego lub RIO.
3. Stworzenie procedury wewnętrznej: Opracuj i wprowadź zarządzeniem wewnętrzną procedurę szkoły/przedszkola. Powinna ona jasno określać obieg dokumentów: Kto podpisuje umowę → Kto ją kwalifikuje → Kto wprowadza do systemu → Kto weryfikuje poprawność wpisu.
4. Ochrona danych osobowych (RODO): Przypadek wprowadzania informacji o osobach fizycznych (np. umowy zlecenia) wymaga szczególnej ostrożności. Sprawdź, które dane podlegają obowiązkowej anonimizacji przed publikacją.
5. Szkolenia i testy: Przeszkol pracowników samorządowych i oświatowych odpowiedzialnych za wpisy. Zorganizuj próbne wpisy w systemie testowym w oparciu o rozporządzenie Ministra Finansów regulujące zakres i format danych, zanim opublikujesz pierwsze realne informacje.